このページでは、
毎日行われる「注文〜納品」業務について整理します。
この工程は、
あとで行う 請求書チェックや支払業務の前提になる、
とても重要な業務です。
毎日の業務で扱う範囲
事務処理全体は、次の順番で進みます。
見積
承認（購入していいか）
注文
納品
承認（支払っていいか）
支払
このうち、
このページで扱うのは「注文」と「納品」です。
この解説は、
「事務処理はこの順番で回っている」というテーマを前提に書いています。
まだ読まれていない方は、
先にそちらをご覧いただくと、内容がより分かりやすくなります。
注文〜納品は、支払のための準備工程
注文や納品は、
現場だけの仕事ではありません。
ここで記録と確認ができていないと、
あとから請求書が届いたときに、
- 金額が合わない
- 注文したかどうかわからない
- 誰の承認だったかわからない
といった問題が起こります。
そのため、
注文の段階から経理が関与する仕組みが必要です。
見積・承認が終わったあとの業務
見積内容が固まり、
承認を経て「購入してよい」と判断されたら、
次に行うのが 注文 です。②
ここからは、
現場と経理が関わりながら事務処理を進めていきます。
注文書を作成する（現場）
まず、現場で注文書を作成します。
注文書には、次の内容を記載します。
- 宛名（取引先名）
- 注文日
- 注文内容
- 数量
- 金額
注文書を作る目的は、
口頭での伝達による誤りや、「言った・言わない」のトラブルをなくすためです。
また、
後日届く請求書の金額や内容に誤りがないかを確認する基準にもなります。
口頭やメールだけで済ませず、
必ず書類として残します。
作成したら、
次の 3点セット を経理へ回します。③
- 注文書
- 注文書控
- 承認書
経理で行う確認作業
経理は、
受け取った 3点セットの内容が一致しているか を確認します。
確認するのは、次のような点です。
- 金額
- 取引内容
- 取引先
- 承認内容
これらの内容が一致していることを確認できて、
はじめて「注文ができる状態」と判断します。
注文書の処理と保管ルール
３点セットの確認ができたら、
経理は次の処理を行います。④
- 注文書の内容を支払管理表に記入
- 注文書は取引先へ発送
- 注文書控と承認書はホッチキスで止める
- ファイルに綴って保管
この時点で、
- 注文した
- 承認を受けている
- 支払管理表に記録されている
という状態が整います。
使用する支払管理表について（ダウンロード）
ここで使用する 支払管理表 は、
以下からダウンロードできます。
👉［支払管理表テンプレをダウンロード］
※すぐに使えるシンプルな形式です。自社の運用に合わせて自由に調整してください。
この支払管理表では、
1シートで「1取引先」
1行で「注文 → 納品 → 請求 → 支払」までを管理します。
今回は、
このうち 注文書と納品書に関係する欄 を使います。
注文時：支払管理表に記入する
注文書を作成し、注文したタイミングで、
支払管理表に注文内容を記入します。
注文時に記入するのは、次の項目です。
- 注文日
- 注文内容
- 注文書の金額
- チェック欄
注文書と支払管理表は、
内容が一致していなければ意味がありません。
そのため、
注文書を発送する人が、注文書を見ながら支払管理表に記入します。
可能であれば、
別の人が金額や内容が一致しているかを再度確認しチェック欄に〇をつけると、
入力ミスを防ぐことができます。
納品時に行うこと（現場）
商品やサービスが納品されたら、
現場で内容を確認します。
確認するのは、
- 注文どおりの内容か
- 数量に不足がないか
- 不良や不備がないか
問題がなければ、
納品書に検品した者がサインをして、経理へ回します。
納品時：支払管理表に反映する（経理）
納品書が回ってきたら、
経理は支払管理表に 納品日を記入します。
このとき確認するのは、
「本当に納品されているか」 です。
納品が確認できていないものは、
この時点では 支払の対象になりません。
ここでも、
別の人が確認してチェック欄に〇をつけると、
入力ミスを防ぐことができます。
なぜ毎日の記録が必要なのか
注文や納品の情報を、
その都度、支払管理表に記入しておくことで、
- 注文していない請求を防ぐ
- 納品前の支払いを防ぐ
- 請求書チェックをスムーズに行える
ようになります。
この段階では、
まだ支払処理は行いません。
支払の判断は、
請求書が届いてから行います。
次の工程へ
注文と納品の記録がそろって、
初めて 請求書のチェック に進むことができます。
まとめ：毎日の業務は「事実を積み上げる」
毎日の業務で大切なのは、
事実を正確に記録する
ことです。
注文から納品までを、
業務の進行にあわせて少しずつ埋めていくことで、
後の請求書チェックや支払業務が、ぐっとラクになります。
