経理の事務処理はこの順番で回っている

このページでは、
経理・事務処理における「発注から支払いまでの基本的な流れ」を、
内部統制の考え方とあわせて解説します。

事務処理は、

見積を取り、
購入してよいかを判断して注文し、
納品を確認したうえで、
支払ってよい状態かを確認する

という順番で進みます。

一連の作業は当たり前のように行われていますが、
これには大切な理由があります。

事務処理は、
決まった順番で確認を積み重ねることで、
ミスやトラブルを防ぐようにできている からです。

ここでは、
事務処理は「この順番で回っている」という前提 で、
実務の流れを整理していきます。

全体の流れを先に確認する

まず、事務処理は次の順番で進みます。

• 見積
• 承認（購入していいか）
• 注文
• 納品
• 承認（支払っていいか）
• 支払

この中で大切なのは、
判断のポイントが分かれていること です。

事務処理では、
「購入していいか」と「支払っていいか」を、別の視点で判断します。

担当者や部署は会社によって異なりますが、
判断を分けることが大切です。

なぜ判断を分けるのか｜内部統制の考え方

判断を分けて事務処理を行うことは、
内部統制（ないぶとうせい） につながります。

内部統制とは、
会社の業務が正しく、安全に回るようにするための仕組み のことです。

難しい制度や特別なルールを指す言葉ではなく、

• ミスを防ぐ
• 不正を防ぐ
• 後から問題になる処理を減らす

ための、実務上の工夫です。

内部統制の基本のひとつが、

購入の判断と支払の判断を、
同じタイミングで行わないこと

です。

判断を同一にすると起こりやすい問題

購入の判断と支払の判断を
同じ人・同じタイミングで行ってしまうと、
次のような問題が起こりやすくなります。

ミスに気づけなくなる

一度「購入すると決めた」判断があると、
その流れのまま処理が進み、

• 数量違い
• 金額違い
• 二重請求

といったミスに、
立ち止まって気づく場面がなくなります。

不正を防ぎにくくなる

判断が同一だと、

• 実際には納品されていないもの
• 不要な発注
• 内容を十分に確認していない請求

でも、処理が進んでしまう余地が生まれます。

別の視点での確認が入ることで、
初めて不自然さに気づくことができます。

「確認したつもり」になりやすい

書類はそろっているが、
内容までは見ていない。

このような
形だけの確認 になりやすいのも、
判断を同一にした場合の典型例です。

責任の所在があいまいになる

トラブルが起きたときに、

• どこで確認すべきだったのか
• どの判断が原因だったのか

が分からなくなります。

判断を分けておくことで、
どこで止められたかを説明できる状態 を保てます。

① 見積：まずは内容と金額を確認する

最初は見積です。

見積書では、

• 何を買うのか
• いくらかかるのか

を確認します。

金額が適正かどうかを判断するために、
あらかじめ 金額ごとの対応ルール を決めておくと安心です。

例えば、

• 30万円以上の購入は、2社以上から相見積もりを取る

といったルールです。

② 承認：この内容で購入を進めていいかを判断する

見積内容が固まったら、承認を取ります。

承認では、

• 金額は妥当か
• 内容に問題はないか

を確認し、
この内容で購入を進めてよいか を判断します。

この承認は、
「購入の承認」 です。

③-1 注文：承認後に注文書を作成する（現場）

承認されたら、注文書を作成します。

次の3点をセットにして、経理へ回します。

• 注文書
• 注文書控
• 承認書（稟議書）

ここまでが、
現場側で行う事務処理 です。

③-2 注文：経理で注文書のチェックをする

経理では、
注文書が きちんと承認を受けたものか を確認します。

問題がなければ、

① 支払管理表に内容を記入

支払管理表とは、
注文・納品・請求・支払の状況を、
支払判断のために一連の流れで管理するものです。

② 注文書を取引先へ発送

③ 注文書控と承認書をセットにして保管

という流れになります。

④ 納品・請求書：内容に間違いがないか確認する

商品やサービスが納品されると、
まず 納品書 が届きます。

次に、
請求書が届いた段階 で、経理で内容を確認します。

確認するのは、

• 注文書どおりの内容・金額になっているか
• 実際に納品・提供が完了しているか

の2点です。

そのうえで、
関係部署に内容を確認し、

• 商品に不良がなかったか
• サービスが契約どおり提供されていたか

を確認します。

⑤ 承認：納品・サービス完了を確認する

④で内容の確認が終わったら、
次に行うのが 承認 です。

この承認は、

• 商品やサービスが確かに納品・提供されていること
• 請求内容に問題がないこと

を確認したうえで、
「この取引は支払ってよい状態である」
と判断するためのものです。

ここで行う承認は、
振込を実行するための最終承認ではありません。

この承認が完了してから、
経理は支払の準備に進みます。

実務上の補足：支払までの流れについて

実際の事務処理では、
この後、経理で振込データの作成や仕訳入力を行い、
最終的な支払承認 を受けたうえで、
振込が実行されます。

このような
詳細な実務ステップや書類の流れ については、
あわせて掲載している図
「詳細な実務ステップと書類の流れ」を参照してください。

まとめ：判断を分け、順番で回すことが内部統制になる

事務処理では、

• 判断するポイントを分ける
• 決めた順番で回す

ことが重要です。

購入の判断と支払の判断を、
同じタイミングで行わないことが、
内部統制の基本になります。

担当者や部署が違っていても、
同じ人が複数の工程を担当していても、
判断を分けて考えること が、
事務処理を安定させる土台になります。