このページで扱うのは、
「請求書が届いたとき、経理は何を確認するのか」です。
事務処理の全体像や、
日々の発注〜納品までの流れについては、
すでに別ページで整理しています。
事務処理全体の流れと役割分担
→ https://macaronioffice.com/jimu-junban-mawatteru/
毎日の業務としての発注〜納品
→ https://macaronioffice.com/keiri-mainichi-hacchu-nouhin/
今回は、
これらを前提にしたうえで、
「請求書が届いたあと」の実務に絞って説明します。
請求書のチェックには、
注文書をもとに確認する場合と、
契約書をもとに確認する場合があります。
このページでは、
そのうち 「注文書をもとに確認する場合」 について整理します。
ここから先は、
- 請求書が届いたら、まず何をするのか
- 1〜10日に経理がどこまで判断するのか
- 合わない請求書を、どう次の工程につなぐのか
を、実務の流れに沿って説明します。
事務処理全体の中での位置づけ
事務処理全体は、次の順番で進みます。
- 見積
- 承認（購入していいか）
- 注文
- 納品
- 請求
- 承認（支払っていいか）
- 支払
1〜10日に行う請求書チェックは、
「支払ってよいか」を判断する前段階の確認工程です。
この時点では、支払の可否を決めません。
請求書が届いたら、まず行うこと
請求書が届いたら、
まず 支払管理表の「請求書」欄に金額を記入します。
請求書単体で判断するのではなく、
注文時・納品時に記録してきた内容と、
同じ表の中で照合できる状態をつくるためです。
この時点で、
- 注文金額
- 納品の有無
- 請求金額
が、ひと目で並びます。
1〜10日に行うのは「一次チェック」
1〜10日に行うのは、
次の 2点の一次チェックです。
- 実際に納品・サービス提供が完了しているか
- 請求金額が、注文時の金額と一致しているか
この確認は、
支払管理表に注文金額を記入した経理担当者が行います。
現場担当者が行う確認ではありません。
この段階で判断するのは、
「この請求は、いま何もしなくていい状態か、
それとも現場確認や是正対応が必要か」を明確にすることです。
合わない請求書は、この段階で論点を出す
次のような点があれば、
この時点でいったん処理を止め、論点として整理します。
- 請求金額が違う
- 納品・サービス提供が完了していない
- 注文内容と請求内容が合わない
1〜10日は、
支払処理を完結させる期間ではありません。
「何が足りないか」「どこが合っていないか」を洗い出す期間です。
不明点が出たあとの流れ（11〜20日の業務）
一次チェックで不明点が出た場合、
11〜20日に、現場と連携して是正対応を行います。
- 請求書の内容に誤りがあれば
→ 取引先に依頼し、請求書を再発行してもらう - 注文内容に誤りがあれば
→ 正しい注文書を再発行する - 納品されているが証憑が不足していれば
→ 納品書を現場から回収する
なぜ速やかな現場確認が必要なのか
請求書の再発行が必要な場合、
郵送対応になることも多く、
想像以上に日数がかかります。
そのため、
1〜10日の時点で論点を出し、
速やかに現場確認へ回すことが重要です。
請求書は「原本」であることを確認する
是正対応の過程では、
請求書が原本かどうかも必ず確認します。
コピーを
そのまま支払処理に使うと、
- 原本が別ルートで回ってきた
- 同じ請求に対して二重に処理してしまった
といった、
二重払いのリスクを高めます。
支払対象にするのは、
必ず原本の請求書です。
最近では、電子請求で印刷するケースもありますが、
その場合は二重発行にならないよう、
あらかじめルールを決めておきましょう。
支払ってよい状態をつくり、承認へ進む
11〜20日で、
- 不明点を解消する
- 正しい請求書・注文書・納品書をそろえる
ことで、
「支払ってよい状態」まで仕上げます。
すべてがそろった状態で、
上長の承認を受けます。
内部統制は、この流れの中で自然に働く
内部統制とは、
誰かを疑うための仕組みではありません。
- 判断を分ける
- 記録を分ける
- 時間軸を分ける
この流れを作ることで、
無理なく、正しく業務が回る状態になります。
次の工程へ
承認が終わったら、
21日〜月末 に、
経理で振込準備を行います。
まとめ｜1〜10日は「論点を出す」ための要所
1〜10日に行う請求書チェックは、
- 注文
- 納品
- 請求
が正しくつながっているかを確認し、
次の工程に進めるための論点を出す工程です。
ここを丁寧に行うことで、
11〜20日の是正対応、
21日以降の支払処理が、
迷いなく、静かに進むようになります。
