このページで扱うのは、
契約書をもとに支払を判断する請求書チェックです。
請求書が届いたときのチェックには、
- 注文書をもとに確認する場合
- 契約書をもとに確認する場合
があります。
このページでは、
そのうち 「契約書をもとに確認する場合」 について整理します。
契約書ベースの取引とは
契約書ベースの取引とは、
- 毎月発生する費用
- 一定期間、継続して提供されるサービス
- 年額・月額など、金額や回数が決まっている取引
といったものです。
この場合、
請求書は 都度の発注結果 ではなく、
契約内容にもとづいて発行されます。
そのため、
注文書ベースのチェックとは
考え方が少し変わります。
契約書は「一覧表」で確認する
契約書ベースの取引では、
請求書が届くたびに
契約書原本を開いて確認する必要はありません。
実務では、
契約内容を整理した一覧表を作り、
その一覧表と請求書を突き合わせて確認します。
ここで使うのが、
契約支払一覧表です。
契約支払一覧表のダウンロード
契約書ベースの請求書チェックに使える
契約支払一覧表（Excel） は、
こちらからダウンロードできます。
👉 ［契約支払一覧表をダウンロード］
※ 契約書の内容をすべて転記する必要はありません。
請求書チェックに必要な項目だけを整理する表です。
契約支払一覧表に記載する内容
契約支払一覧表には、
次のような項目を記載します。
- 取引先名
- 契約内容（概要）
- 契約期間
- 請求頻度（月額・年額など）
- 契約金額
- 備考（更新条件など）
ポイントは、
「支払判断に必要な情報だけをまとめること」です。
請求書が届いたら、まず行うこと
契約書ベースの取引でも、
請求書が届いたら
まず 支払管理表に請求金額を記入します。
そのうえで、
- 支払管理表
- 契約支払一覧表
- 請求書
を並べて確認します。
月初に行うのは「一次チェック」
契約書ベースの請求書チェックでも、
月初に行うのは 一次チェック です。
この段階で確認するのは、次の点です。
- 請求金額が、契約どおりか
- 請求頻度が、契約内容と合っているか
- 請求対象期間が、契約期間内か
ここで判断するのは、
「この請求は、いま何もしなくていい状態か、
それとも確認や是正が必要か」
という点です。
合わない請求書は、この段階で論点を出す
もし、
- 金額が契約と違う
- 請求回数・頻度が合わない
- 契約期間外の請求になっている
といった点があれば、
この段階で論点として整理します。
月初は、
支払処理を完結させる期間ではありません。
「どこが契約と合っていないか」を洗い出す期間です。
不明点が出たあとの流れ（月なかの業務）
一次チェックで不明点が出た場合は、
月なかに、現場や契約担当者と連携して是正します。
- 契約条件の確認
- 契約変更・更新の有無の確認
- 必要に応じて、請求書の再発行依頼
すべての条件がそろった状態で、
支払ってよい状態に仕上げます。
請求書は「原本」であることを確認する
契約書ベースの取引でも、
支払対象にするのは
原本の請求書です。
最近では、
電子請求書を印刷して処理するケースもありますが、
その場合は
二重発行にならないよう、
あらかじめルールを決めておきましょう。
契約支払一覧表は、経理が管理する
契約支払一覧表は、
現場ではなく、経理が管理します。
理由は、
支払判断を行うのが経理だからです。
契約内容を
支払の視点で整理しておくことで、
毎月の請求書チェックが
安定して回るようになります。
支払管理表は必ず書くべきか？
支払管理表は、
原則として記入したほうがよいものです。
ただし、
- 契約内容が固定で
- 契約支払一覧表が常に最新に保たれており
- 判断する経理が固定されている場合は
請求書と一覧表を突き合わせ、
問題がなければ 請求書に合版を押す、
という運用でも成立します。
重要なのは、
「どこで、誰が、支払判断をしたか」
が後から分かる状態を保つことです。
次の工程へ
月なかで是正が完了し、
支払ってよい状態になったら、
上長の承認を受けます。
その後、
月末に、
経理で振込準備を行います。
まとめ｜契約の場合は「一覧表」が判断基準
契約書ベースの請求書チェックでは、
- 契約内容を一覧表に整理し
- 請求書と突き合わせ
- 月初で論点を出す
この流れが基本です。
契約支払一覧表を使うことで、
毎月の請求書チェックを、
迷わず・スムーズに回すことができます。
