このページでは、月初に行う業務のひとつである
請求書の発行を中心に、入金確認や売掛金管理との関係についてお話しします。
売上の請求は本来、
商品を引き渡した日やサービスが完了した日に行うのが原則です。
ただし、それをその都度行っていては事務作業が煩雑になります。
そのため、実務では
月末で締めて、月に一度まとめて請求する
という運用が一般的になっています。
請求書の発行は、
売上を確定させ、回収につなげるための重要な業務です。
請求書は「早く送る」が基本
請求書の発行は、
得意先にとっては「支払い業務」のスタートになります。
そのため、
- 得意先の締め日
- 支払予定日
に十分間に合うよう、できるだけ早く送付することが大切です。
請求が遅れると、
- 支払いが翌月にずれる
- 入金管理が複雑になる
といった問題につながります。
① 入金状況を確認する
請求書を作成する前に、
まず 入金状況の確認 を行います。
ここでは、前テーマで行った「現金実査と預金残高の確認」が前提になります。
- すでに入金されているものはないか
- 未入金の売掛金はどれか
をここで整理します。
もし、
入金されているにもかかわらず未入金の状態で請求書を発行してしまうと、
相手からの信用を大きく損ないます。
未入金がある場合は、
速やかに営業担当に伝え、状況を確認してもらいましょう。
※ 入金確認の考え方については、
毎日の経理｜入金、ちゃんと合ってる？
https://macaronioffice.com/nyukin-kakunin-yokin-shogo/
でも詳しく説明しています。
② 請求対象を整理する
次に、請求対象の整理を行います。
通常、業務で使用するシステムは、業態によって異なります。
- 商品の売買が中心の業態
→ 販売管理システム（弥生販売など） - 建設業
→ 工事管理システム - 自動車整備業
→ 整備管理システム
会社によっては、
自社独自で開発した管理表やシステムを使っていることもあります。
ここで確認するポイントは、
- 注文書・契約内容
- 作業実績・納品実績
- 請求漏れがないか
- 二重請求はないか
- 振込手数料の取り扱いが、契約条件どおりか
（自社負担／先方負担）
特に、
月末をまたぐ取引や期末（年次決算）では、
この区切りが税務調査でもチェックされます。
売上計上の期ズレは、結果として利益の計上時期をずらすことになります。
そのため、税務調査では意図の有無にかかわらず、厳しく確認されます。
③ 請求書を作成する
請求書は、
弥生販売などの業務システムを使って作成することが一般的です。
どのシステムを使っていても、
請求書に記載する内容は共通しています。
主な記載項目は以下のとおりです。
- 宛名
- 請求日
- 税抜金額
- 消費税率、消費税額
- 合計請求金額
- 適格請求書発行事業者の登録番号（T番号）
請求日や締め日の考え方も、
社内ルールに沿って統一しておきましょう。
また、
作成した請求書は、送付前に必ずダブルチェックを行います。
- 別の担当者
- 上司
- ひとり経理の場合は、時間を置いて見直す
単純な入力ミスを防ぐ、最後の砦です。
④ 請求書を送付する
請求書が完成したら、送付します。
- メール
- 郵送
いずれの場合でも、
- いつ
- 誰に
- どの請求書を送ったか
が分かるよう、送付記録を残すことが大切です。
※ メールで送受信した請求書は、
法律（電子帳簿保存法）に則った保存が必要になります。
⑤ 帳簿との関係（売上計上と入金管理）
請求書を発行すると、
売上を計上することになります。
売上を計上するということは、
売掛金（※通常の取引の場合）が発生する
ということです。
この売掛金をきちんと管理し、
入金漏れを防ぐことが、経理の重要な役割です。
せっかく苦労して売上をあげても、
回収できなければ意味がありません。
回収できなかった売上は、
単なる「ゼロ」ではありません。
それまでに原価や経費が発生している以上、
実態としてはマイナスです。
その損失を取り戻すには、
その何倍もの売上をあげる必要が出てきます。
この売掛金の管理が、
毎日行う業務である「入金確認」につながっていきます。
まとめ
請求書の発行は、
売上を確定させ、
回収につなげるための、
重要な業務です。
月初の請求書発行を丁寧に行うことで、
その後の入金管理は大きく楽になります。
