このページで扱うのは、
月初の経理の「請求書チェック」で出た論点を解消し、
支払ってよい状態に仕上げるための「現場チェック」です。
事務処理の全体像や、
日々の発注〜納品、
月初に行う請求書チェックについては、
すでに別ページで整理しています。
今回は、
それらを前提にしたうえで、
月なかに行う実務に絞って説明します。
月なかの位置づけ
月なかに行うのは、
現場チェックと是正対応です。
月初では、
経理が請求書をもとに確認を行い、
- 金額が合わない
- 納品が完了していない
- 注文内容・契約内容と合わない
- 書類が不足している
といった 論点 を整理しました。
月なかは、
その論点を解消し、
「支払ってよい状態」に仕上げるための期間です。⑦
月なかは「是正」の期間
月初は、
「おかしいかどうか」を判断する工程でした。
月なかは、
判断の結果をもとに、事実関係を整える工程です。
ここでは、
注文か契約かは問いません。
請求内容に不明点があれば、
やることは同じです。
月初から引き継がれる論点
月なか日に引き継がれるのは、
次のような内容です。
- 請求金額が合っていない
- 納品・サービス提供が未完了
- 注文内容・契約内容と請求内容が一致しない
- 請求書や納品書など、必要な書類がそろっていない
これらを解消しないままでは、
支払承認には進めません。
現場チェックで行うこと
現場チェックの目的は、
誰のミスかを探すことではありません。
事実関係を整理し、
支払に必要な条件をそろえることです。
具体的には、次の対応を行います。
- 現場に内容を確認する
- 納品済みであれば、納品書を回収する
- 請求書に誤りがあれば、再発行を依頼する
- 注文内容や契約条件を再確認する
経理がすべてを抱え込む必要はありません。
事実を把握している現場と連携して進めます。
是正対応は「時間がかかる前提」で動く
請求書の再発行が必要な場合、
郵送対応になることもあり、
想像以上に日数がかかることがあります。
そのため、
- 月初の時点で論点を出す
- 月なかにすぐ現場確認を行う
という流れが重要です。
ここが遅れると、
月内の支払に間に合わなくなります。
請求書は「原本」でそろえる
是正対応の結果、
支払対象にする請求書は、
必ず原本でそろえます。
コピーやスキャンデータのまま処理すると、
二重払いのリスクが高まります。
最近では、
電子請求書を印刷して処理するケースもありますが、
その場合は
二重発行にならないよう、
あらかじめルールを決めておきましょう。
支払承認に進める条件
月なかの現場チェックが終わると、
次は 支払承認 です。
承認に進める状態とは、
- 請求内容の不明点が解消されている
- 必要な書類がそろっている
- 金額や内容を説明できる状態になっている
という状態です。
この承認は、
「支払っていいか」の最終判断です。
経理と現場の役割分担
役割を整理すると、次のとおりです。
- 経理
論点整理、進捗管理、承認への取りまとめ - 現場
事実確認、納品状況の確認、書類回収
この分担ができていると、
業務は無理なく回ります。
月末へつなぐ
月なかで、
- 論点が解消され
- 支払承認が完了していれば
月末に行うのは、
振込準備という作業だけになります。
支払の判断は、
すでに終わっています。
まとめ｜月なかは「是正と承認」の工程
月なかは、
- チェックの期間ではなく
- 作業だけの期間でもなく
支払ってよい状態に仕上げるための工程です。
ここを丁寧に行うことで、
月末の業務が、
迷いなく、快適に進むようになります。
