この章では、
私が毎月1日の始めに必ず行っている「期日の確認」について書きます。
仕訳や入力に入る前に、
「この先、何が控えているか」を確認する。
この数分の作業だけで、
1か月の仕事の進め方と安心感が大きく変わります。
私が月初に最初にやることは「期日の確認」
私が月初に必ずやることは、
入力でも、チェック作業でもありません。
最初にやるのは、
期日の確認です。
- 何の期日が近づいているのか
- 今月は、どんな月なのか
これを最初に把握しておくだけで、
その後の仕事が驚くほどラクになりますし、何より安心感が違います。
月初に確認している3つのステップ
やっていることは、とてもシンプルです。
① 5年スケジュールを確認する
まず見るのは、5年スケジュールです。
免許や資格の更新、
契約の更新、
定期的に発生する制度対応など。
「まだ先」と思っていたものが、
実は準備を始める時期に入っていないかを確認します。
こうした項目は、
気づかないうちに遅れると、
会社の事業継続に影響が出ることもあります。
だからこそ、
日々の業務とは切り離して、
最初に全体を確認しています。
② 各種管理表を確認する（保険管理表を含む）
次に、管理表をまとめて確認します。
私が意識しているのは、
直近2〜3か月で期日が来るものがないか。
月初1か月分だけを見るのではなく、
少し先まで確認しておくことで、
余裕をもって動けるようになります。
そのため、
保険管理表もこのタイミングで必ず確認します。
③ 1年スケジュールの「今月」に書き込み、流れを最終確認する
最後に、
①②で見えてきた期日や対応事項を、
1年スケジュールの「今月」に書き込みます。
- 今月、何をやるか
- いつ着手するか
ここで、
この1か月の仕事の流れを確定させます。
月初は忙しい。だからこそ先に確認する
私のこれまでの経験からすると、
月初は一番忙しく、どうしても作業に追われがちになります。
ここでスケジュールの確認を後回しにしてしまうと、
その月の途中で、
「あれは、もうやったっけ？」
「これは、まだだったっけ？」
と、確認のために探す時間が増えます。
そして、理由のはっきりしない不安を感じることが多くなります。
だから私は、
月初に先に見通しを立てるようにしています。
この数分で、1か月の進め方が変わる
この作業にかかる時間は、ほんの数分です。
それでも、
- 優先順位が自然に決まる
- 突然の期日トラブルがほぼなくなる
- 「何か忘れている気がする」という不安がなくなる
といった効果があります。
何より、
1か月を見通した状態で仕事を始められる安心感が違います。
月初にやるべきなのは「作業」ではなく「見通し」
月初というと、
どうしても入力や処理から始めがちです。
でも、ひとり経理ほど、
最初にやるべきは見通しを立てることだと思っています。
- 何の期日が迫っているのか
- 今月はどんな月なのか
これが見えていれば、
日々の作業は後から自然についてきます。
補足：この考え方の前提について（内部リンク）
この考え方の前提になっている内容は、
これまでの記事でそれぞれ整理しています。
必要なところだけ、
参考にしてもらえれば十分です。
まとめ
私の月初ルーティンは、これだけです。
- 5年スケジュールを見る
- 管理表で少し先の期日を確認する
- 今月の予定に落とし込む
この確認を最初にするだけで、
1か月の仕事は驚くほどラクになります。
月初にバタつきがちな方ほど、
まずは「期日の確認」から始めてみてください。
