このページでは、従業員が立て替えた交通費などの経費を精算する流れと、ミスを防ぐためのルールを紹介します。
経費精算は締め日にまとめて行いますが、領収書の保管や申請は日々の仕事です。
そのため、このサイトでは「毎日の経理」として扱います。
結論：現金は減らしたほうがラクで安全
前回は小口現金の精算を取り上げましたが、結論としては 現金をそもそも扱わないほうが、ラクで安全 です。
今回は、現金の受け渡しを減らし、領収書と承認の記録をきちんと残す方法を紹介します。
会社の状況に合わせて、週に1回・月に1回など、締め日と支払日を決めて精算します。
例：毎週金曜締め・翌週月曜払い／月末締め・翌月○日払い
精算ツールが理想。でも高くて入れられないこともある
経費精算といえば、CMなどで知られている 「楽楽精算」 などが有名で、導入できれば一番早いです。
ただ、料金面で導入できない会社も多いと思います。
かといって、経理担当者が領収書を整理し、ひとつひとつ入力するのも大変です。
そこで私が提案するのは、グループウェアの導入です。
現実解：グループウェアのワークフローで回す
私の会社では、年配の方でも悩まずに使えそうな サイボウズ Office を導入しました。
（※料金は契約プランや人数で変わりますが、ひとりあたり月数百円〜のイメージです）
- スケジュール
- 掲示板
- ファイル管理
- ワークフロー
- 報告書
といった機能がまとまって入っており、費用をかけられない中小企業でも導入しやすい部類だと思います。
詳細は別のテーマでお話しします。
流れはこれだけ：入力→承認→経理→支払
経費精算では、グループウェアの ワークフロー機能 を使います。
ワークフローで経費精算の入力画面を作っておき、従業員が各自で入力して申請します。
申請は次の流れです。
- 従業員が入力して申請
- 上長が承認
- 経理に回る
- 経理が支払う
この流れを電子化すると、経理の手間と紙の無駄がぐっと減ります。
※キャプション例：「ワークフローの経費精算入力画面（例）」
この画面を見れば、入力する内容はほぼ決まります。
最低限、次の項目がそろっていれば経費精算は回ります。
- 利用日：いつ使ったか
- 区分：交通費／消耗品費／会議費／旅費交通費／通信費 など（プルダウンにして迷わせない）
- 支払先：店名・会社名
- 現場名・内容：何に使ったか（ここが空欄だと後で詰む）
- 金額：税込金額
この「入力→承認→経理→支払」の型にしておくと、
経理がやるのは 確認（突合）と支払 に寄せられます。
領収書は「貼付台紙」に、入力順で貼る
領収書は、各自が Excelの 領収書貼付台紙 に、ワークフローの入力順で貼って提出してもらいます。
👉 ［領収書貼付台紙テンプレをダウンロード］
経理は、承認済みの申請内容 と 貼付された領収書 を照合します。
合っていることが確認できたら、振込の準備に進みます。
※ 領収書が添付されていない申請や、内容に記入漏れがある申請は、原則として差し戻します。
振込ミスをなくす：同じものを2つ作って突合する
振込の準備では、私は ①銀行の振込明細データ と ②支払帳 の2点を作ります。
どちらも、領収書貼付台紙に書かれている 名前 と 金額 を書き写します。
そして、この2点を突合して合っていればOKです。
同じものを2つ作って一致を確認することで、振込の誤りをなくしています。
面倒ですが、ここを省くと経理ミスは起こりやすくなります。
👉 ［支払帳テンプレをダウンロード］
仕訳は「コピペ」でOK。理想はCSVインポート
次に仕訳です。
サイボウズに入力されたデータをなぞってコピーし、会計ソフトの仕訳に貼り付けていきます。
こうすることで、入力の手間が減ると同時に、経理担当者による入力ミスも防ぐことができます。
もっと良いのは、入力されたデータを使って CSVインポートすることです。
具体的なやり方は別のテーマでお話しします。
無料ダウンロードできる マカロニインポート を使うと便利です。
まとめ：経費精算は「入力の分担」と「突合」で回る
経費精算は、
- 申請をワークフローで統一する（入力→承認→経理→支払）
- 領収書を貼付台紙に入力順で出してもらう
- 振込は「振込明細データ」と「支払帳」を作って突合する
この3つで、事務処理がスムーズになり、ミスも軽減されます。
今日の結論：経費精算は「社員が入力」＋「経理は突合」に分けた瞬間に、速くなってミスが減ります。
