※この動画では、仕訳辞書を使って会計入力を速く・正確にする考え方と、
実務での作り方のポイントを解説しています。
文章では、内容を整理してまとめていますので、
見返しや確認用としても活用してください。
仕訳辞書とは？
会計ソフトの入力をしていると、 「毎月ほぼ同じ仕訳を何度も入力している」 と感じることはないでしょうか。
その手間を大きく減らしてくれるのが仕訳辞書です。
仕訳辞書とは、 よく使う仕訳をあらかじめ雛形として登録しておく機能のことです。
会計ソフトによって呼び方は異なりますが、 考え方はどれも同じです。
- 弥生会計：仕訳辞書／伝票辞書
- freee：取引テンプレート
- TKC FX：仕訳辞書
※この記事では、弥生会計をベースに説明していますが、 他の会計ソフトでも考え方はそのまま使えます。
仕訳辞書を使うメリット
仕訳辞書を使うメリットは、大きく2つあります。
① 入力が圧倒的に早くなる
一度登録してしまえば、 仕訳を一から考えて入力する必要がありません。
クリックや選択だけで入力できるため、 作業時間が大幅に短縮されます。
② 入力ミスを防げる
毎回手入力していると、 科目の選択ミスや金額の入力ミスが起こりがちです。
仕訳辞書を使えば、 正しい仕訳をそのまま呼び出せるため、 ミスの防止につながります。
また、誰でも同じ仕訳が入力できるので、 「この人しかできない」という属人化も防げます。
どんな仕訳を登録すればいい？
基本的には、定型化できる仕訳はすべて登録するのがおすすめです。
とはいえ、 「最初から全部は大変…」という場合もあります。
その場合は、 給与の仕訳など、複雑な仕訳から登録してみてください。
効果を実感しやすく、 仕訳辞書の便利さがよく分かります。
仕訳辞書を作る前にやること
弥生会計などでは、 最初から仕訳辞書が登録されていることがあります。
しかし、実際には使いにくいものが多いため、 思い切ってすべて削除してしまうのがおすすめです。
そして、 自社に合った形で一から作り直す方が、 結果的に効率は良くなります。
仕訳辞書の具体的な作り方のコツ
① 口座ごとにグループを作る
まずは、 銀行口座や現金ごとにグループを分けます。
区切り線を入れておくと、 後から見たときにも分かりやすくなります。
② 入金の仕訳から登録する
毎月決まった日に入金されるものは、 半角で日付を入力しておきます。
年に一度、決まった月に入金されるものは、 全角で日付を入力しておくと区別しやすくなります。
それ以外の入金は、 「都度」と入力しておきましょう。
③ 出金は通帳の表示どおりに登録する
出金の仕訳を登録する際は、 通帳に印字されている文字をそのまま登録名に使うのがポイントです。
通帳を見たまま入力できるようになるため、 とてもスムーズに作業ができます。
④ 金額は固定か変動かで使い分ける
たとえば借入金の返済仕訳など、 金額が毎月同じ場合は金額欄まで入力しておきます。
一方、 金額が毎回変わるものは、 金額欄は空白にしておきましょう。
⑤ 適用欄は「◯月分」まで入れておく
摘要欄に「◯月分」まで入れておくと、 入力時に文字数が減るだけでなく、 「月の入力が必要だ」と気づきやすくなります。
売上・仕入・決算仕訳まで登録する
入金・出金だけでなく、
- 売上
- 仕入
- 決算整理仕訳
といったものも、 仕訳辞書に登録しておくと非常に便利です。
まとめ：仕訳辞書は最初が大変、でも確実に効く
仕訳辞書の作成は、 最初は少し手間に感じるかもしれません。
しかし、 一度きちんと作っておけば、
- 入力が早くなる
- ミスが減る
- 誰でも同じ入力ができる
といった効果が確実に出てきます。
経理の効率化には欠かせない機能ですので、 ぜひ時間を取って作成してみてください。
※実際の操作画面については、 ページ内に埋め込んでいる動画で詳しく解説しています。
