毎日行う業務｜経費精算（立替精算）

このページでは、経費精算（立替精算）の流れと、ミスを減らすための「型」をまとめます。
経費精算は締め日で回す業務ですが、日々の運用ルールが弱いと必ず事故るので、毎日業務の延長として整理します。

結論：現金は減らしたほうがラクで安全

前回は小口現金の精算を取り上げましたが、結論としては 現金をそもそも扱わないほうが、ラクで安全 です。

経費精算は、現金を動かす回数を減らしつつ、証憑（領収書）と承認をきちんと残せる方法です。
会社の状況に合わせてルールを決め、月に1度・週に1度など締め日を作って精算します。
締め日の例：毎週金曜締め／月末締め（翌月○日払い）など

経費精算といえば、CMなどで知られている 「楽楽精算」 などが有名で、導入できれば一番早いです。

ただ、料金面で導入できない会社も多いと思います。
かといって、経理担当者が領収書を整理し、ひとつひとつ入力するのも大変です。

そこで私が提案するのは、グループウェアの導入です。

私の会社では、年配の方でも悩まずに使えそうな サイボウズ Office を導入しました。
（※料金は契約プランや人数で変わりますが、ひとりあたり月数百円〜のイメージです）

といった機能がまとまって入っており、費用をかけられない中小企業でも導入しやすい部類だと思います。
詳細は別のテーマでお話しします。

経費精算では、グループウェアの ワークフロー機能 を使います。

ワークフローで経費精算の入力画面を作っておき、従業員が各自で入力して申請します。
申請は次の流れです。

この流れを電子化すると、経理の手間と紙の無駄がぐっと減ります。

※キャプション例：「ワークフローの経費精算入力画面（例）」

この画面を見れば、入力する内容はほぼ決まります。
最低限、次の項目がそろっていれば経費精算は回ります。

この「入力→承認→経理→支払」の型にしておくと、
経理がやるのは 確認（突合）と支払 に寄せられます。

領収書は、各自が Excelの 領収書貼付台紙 に、ワークフローの入力順で貼って提出してもらいます。

経理は、承認済みの申請内容 と 貼付された領収書 を照合します。
合っていることが確認できたら、振込の準備に進みます。

※領収書がない／内容が空欄の申請は、原則差し戻します。ここを曖昧にすると必ず崩れます。

振込の準備では、私は ①銀行の振込明細データ と ②支払帳 の2点を作ります。

どちらも、領収書貼付台紙に書かれている名前と金額を書き写します。
そして、この2点を突合して合っていればOKです。

同じものを2つ作って一致を確認することで、振込の誤りをなくしています。
面倒ですが、ここを省くと経理ミスは起こります。

👉 ［支払帳テンプレをダウンロード］

次に仕訳です。
サイボウズに入力されたデータをなぞってコピーし、会計ソフトの仕訳に貼り付けていきます。
こうすることで、入力の手間が減ると同時に、経理担当者による入力ミスも防ぐことができます。

もっと良いのは、入力されたデータを使って CSVインポートすることです。
具体的なやり方は別のテーマでお話しします。

無料ダウンロードできる マカロニインポート を使うと便利です。

経費精算は、ツールが高級かどうかよりも、

この3つで、ミスがかなり減ります。

今日の結論：経費精算は「社員が入力」＋「経理は突合」に分けた瞬間に、速くなってミスが減ります。