前のテーマでも触れましたが、
ひとり経理・ひとりバックオフィスのストレスは、
作業量そのものよりも、
- 思い出さないといけない
- その都度考えないといけない
- 直前になって慌てる
といった、頭の中の負荷から生まれることが多いと感じています。
このストレスを減らすために、
スケジュールはとても重要な役割を持っています。
まずは「1年」を見る
最初にやってほしいのは、
1年間のスケジュールを把握することです。
「いきなり1年も？」
と思うかもしれません。
ですが、経理や総務の仕事には、
- 年末調整
- 算定基礎届
- 労働保険の年度更新
- 決算や申告
- 各種法定調書
など、1年に1回しか行わない仕事が意外と多くあります。
頻度が低い仕事ほど、
直前になるまで意識から抜け落ちやすく、
思い出したときには余裕がない、
ということが起こりがちです。
1年を把握すると、仕事は分散できる
1年分のスケジュールをあらかじめ見ておくと、
- いつ何があるかが分かる
- 忙しくなる時期が見える
- 準備を前倒しできる
結果として、
仕事を一時期に集中させず、分散させることができます。
「まだ大丈夫かな」
「そろそろ何かあった気がする」
こうした確認や不安が減るだけでも、
日々のストレスはかなり小さくなります。
完璧なスケジュール表を作る必要はありません。
- この月にこれがある
- この時期は忙しくなる
- ここは比較的余裕がある
これが把握できていれば十分です。
会社の仕事は、ひとりでは完結しない
後ほど、グループウェアについては別の記事で触れる予定ですが、
会社の仕事は、ひとりだけで完結するものではありません。
会社は複数の人で成り立っており、
それぞれにスケジュールがあります。
経理や総務の仕事も、
他部署や外部との調整が必要な場面が多くあります。
スケジュールをあらかじめ意識しておくことで、
- 相手との日程調整がしやすくなる
- 無駄な確認が減る
- 仕事が静かに進む
という効果もあります。
スケジュールは「管理」のためではない
1年のスケジュールを作る目的は、
仕事を増やすことではありません。
思い出す・考える・慌てる
というストレスを、先に消しておくためです。
一度作ってしまえば、
あとは状況に応じて少しずつ手直ししていくだけ。
ひとり経理・ひとりバックオフィスでは、
この「最初の1年設計」があるかどうかで、
日々の安心感が大きく変わります。
