バックオフィスの仕事は、締切の連続です。
支払、給与、申告など、期日を正確に把握しておく必要があります。
ただ、それ以上に大切なのは、
慌てる事態を極力避ける準備を、あらかじめ整えておくことです。
バックオフィスの仕事は、一生懸命かどうかで評価されるものではありません。
そのために必要なのが、スケジュール表です。
慌てないために、先に準備する
もうひとつ大事なのは、
考えたり、思い出したりする作業をなくすことです。
締切は「その日」だけを見ても意味がありません。
バックオフィスの仕事は、必ず逆算で考えます。
たとえば、支払日が10日（月曜日）の場合。
- 7日（金曜日）には銀行手続きが必要
- 6日（木曜日）には決裁をもらっておかないといけない
- 5日（水曜日）には仕上げて、仕訳入力も終わらせておかないといけない
このように、本当の締切は、支払日より前にあります。
「本当の締切」を毎回考えない
これを毎回、直前に考えていたら、
それだけで大きなストレスになります。
慌てて処理すれば、
うっかりミスが起きやすくなり、
その修正にさらに時間を取られることもあります。
だから私は、
一切慌てないために、「本当の締切」を含めたスケジュール表を作ります。
落ち着いて仕事を進めるために、
スケジュール作成は欠かせません。
私は、年度始めに1年分をまとめて作成し、
毎月月初にズレがないかを確認しています。
まとめ
スケジュール表は、
仕事を速くするための道具ではありません。
思い出す・考える・慌てるといった負荷を減らし、
落ち着いて仕事を進めるための仕組みです。
完璧なものを作る必要はありません。
まずは締切を見える化し、
逆算できる状態を作るだけで、
バックオフィスの仕事は確実にラクになります。
